Środki trwałe

Zgodnie z definicją określoną w przepisach podatkowych, za środek trwały uznaje się budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością; maszyny, urządzenia i środki transportu oraz inne przedmioty, które zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie oraz są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do użytkowania, a ich przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok. Mogą się do nich zaliczać również i takie składniki, które są użytkowane na podstawie umów leasingu finansowego. Wówczas nie ma znaczenia okres ich użytkowania. Jako środki trwałe można uważać również inwestycje w obcych środkach trwałych oraz budynki i budowle wybudowane na cudzym gruncie.

Należy pamiętać, że zakup środka trwałego nie zalicza się do kosztów. Staje się nim dopiero wartość czynionych odpisów amortyzacyjnych.

Przedmioty, które posiadają wyżej wymienione cechy mogą być wprowadzone do Rejestru Środków Trwałych oraz Wartości Niematerialnych i Prawnych, jednak gdy ich wartość netto przekracza kwotę 3 500 zł, wówczas ich umieszczenie w Rejestrze staje się obowiązkiem.

Księgowanie środka trwałego odbywa się w następujący sposób:

zakładka ''majątek" › "dodaj":

• § ''dodaj środek trwały" -jeśli sami go nie zakupiliśmy lecz np. przekazaliśmy z naszego prywatnego majątku  lub  zakupiliśmy go w przeszłości i obecnie uwidaczniamy go jedynie w Ewidencji Środków Trwałych
• § ''zakup środka trwałego na fakturę VAT"
• § ''zakup środka trwałego na inny dokument"

W identyczny sposób wprowadzamy wartości niematerialne i prawne.

Wyposażenie

Wyposażeniem są przedmioty, używane do prowadzenia działalności gospodarczej o wartości z przedziału 1500-3500 zł, lub o dowolnej wartości ale przewidywanym okresie użytkowania ich w firmie nie dłuższym niż rok czasu.

Księgowanie

Przedmiot uznany jako wyposażenie wprowadzamy do serwisu:

zakładka ''majątek” › ''rejestr wyposażenia''

• § ''dodaj wyposażenie" - jeśli go sami nie zakupiliśmy lecz np. przekazaliśmy z majątku prywatnego lub gdy  zakupiliśmy go w przeszłości i obecnie uwidaczniamy go w Ewidencji Wyposażenia
• § ''zakup wyposażenia na fakturę"
• § ''zakup wyposażenia na inny dokument"

Koszt

Aby dany wydatek mógł być wprowadzony do kosztów, musi spełniać następujące kryteria:

• § poniesienie kosztu wywiera bezpośredni wpływ na uzyskany przychód
• § koszt poniesiony jest na podstawie wiarygodnego dokumentu
• § zostały rzeczywiście poniesione

Dany przedmiot nie wymaga dodatkowego ewidencjonowania, gdy jego wartość początkowa netto nie przekracza kwoty 1 500 zł.

Firmy prowadzące małą księgowość mają prawo do zaliczenia w koszty wartości zakupionych, wytworzonych  lub otrzymanych składników majątku. Jednak w wypadku składników majątkowych kosztem nie jest  bezpośrednio  cena nabycia/wytworzenia lecz odpis amortyzacyjny.

Amortyzacja to zaliczenie w koszty prowadzenia działalności gospodarczej wartości zakupionych lub posiadanych środków trwałych. Amortyzacji podlegają, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1. budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2. maszyny, urządzenia i środki transportu,
3. inne przedmioty.

o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy.

W "Ewidencji środków trwałych" muszą znaleźć się wszystkie składniki majątku firmy o wartości powyżej 3500 zł. Tańsze mogą, ale nie jest to wymagane.

Dodatkowo amortyzacji podlegają: spółdzielcze prawo własności, prawa majątkowe i autorskie oraz licencje, które wprowadza się do "Ewidencji wartości niematerialnych i prawnych".

Amortyzacja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, które są amortyzowane wg metody amortyzacji innej niż "odpis jednorazowy w miesiącu zakupu" rozpoczyna się w miesiącu następnym po miesiącu wprowadzenia środka trwałego do "Ewidencji".

Metody amortyzacji

Odpis jednorazowy

W 2012 roku zwiększa się sumaryczna kwota jednorazowych odpisów amortyzacyjnych. Limit jednorazowej amortyzacji wynosi 50 tys. Euro. Po przeliczeniu na złote jest to kwota 222 000zł. (przeliczenie wg średniego kursu NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w 2011r. był to kurs z 3 października, który wynosił 4,4370 zł). Czyli suma wszystkich jednorazowych odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych, których wartość początkowa przekraczała 3500 zł nie może być większa niż kwota limitu. Z jednorazowej amortyzacji są wyłączone samochody osobowe oraz wartości niematerialne i prawne. Prawo do jednorazowej amortyzacji do kwoty ograniczonej limitem mają podatnicy rozpoczynający w danym roku działalność oraz tzw. mali podatnicy, czyli podmioty których przychód w 2011 roku nie przekroczył (z kwotą należnego VAT) sumy 5 324 000zł.

Amortyzacja liniowa

Polega na równych odpisach miesięcznych przez cały czas trwania amortyzacji.

Amortyzacja degresywna

Jest przyśpieszoną metodą amortyzacji, którą można objąć Środki Trwałe należące do 3,4,5,6 i 8 grupy oraz środki transportu oprócz samochodów osobowych.

Przy wprowadzaniu takiego środka do "Ewidencji" w serwisie:

• wybieramy z listy "Metoda amortyzacji" – Degresywna;

• w polu "Współczynnik" wpisujemy współczynnik nie większy niż 2,00. Oznacza to że podstawowa stawka amortyzacyjna zostanie podniesiona dwukrotnie.

Amortyzacja liniowa dla środków trwałych używanych i ulepszonych

Środek trwały używany – przed nabyciem był używany przynajmniej przez 6 miesięcy (60 miesięcy w przypadku budynków i budowli).

Środek trwały ulepszony– jeżeli nakłady użytkownika na jego ulepszenie, poniesione przed wprowadzeniem środka do "Ewidencji środków trwałych" przekroczyły 20% jego wartości początkowej (30% w przypadku budynków i budowli).

Dla takich środków trwałych można zastosować wyższe, indywidualne stawki amortyzacyjne według zasady:

A) dla środków trwałych z grup 3,4,5,6 i 8

• 24 miesiące jeżeli wartość początkowa środka nie przekracza 25 000 zł
• 36 miesięcy jeżeli wartość początkowa środka zawiera się w przedziale 25 000 – 50 000 zł
• 60 miesięcy dla droższych

B) dla pojazdów – 30 miesięcy
C) dla budynków i budowli 10 lat
D) dla kiosków, budek, domków kempingowych – 36 miesięcy

Przy wprowadzaniu takiego środka do "Ewidencji środków trwałych" w serwisie:

1. wybieramy z listy "Metoda amortyzacji" – "Liniowa indywidualna dla środków używanych i ulepszonych"

2. w polu "Stawka amortyzacji" wprowadzamy:

• 50% jeżeli środek będzie amortyzowany 24 miesiące,
• 40% jeżeli środek będzie amortyzowany 30 miesięcy,
• 33% jeżeli środek będzie amortyzowany 36 miesięcy,
• 20% jeżeli środek będzie amortyzowany 60 miesięcy,
• 10% jeżeli środek będzie amortyzowany 10 lat.

Wprowadzanie Środka Trwałego do Ewidencji

Ewidencja Środków Trwałych i Wartości Niematerialnych i Prawnych znajduje się w zakładce "Majątek" i przez tę zakładkę wprowadzamy je do serwisu. Wyjątkiem są wszystkie samochody i inne pojazdy, które nawet gdy mają być wpisane do Ewidencji środków trwałych muszą być wprowadzone przez zakładkę "Pojazdy".

Sposób wprowadzania środków trwałych do serwisu jest uzależniony od dokumentu na jaki został zakupiony oraz od faktu czy był amortyzowany wcześniej w naszej firmie:

1. Zakup środka trwałego na fakturę VAT - dotyczy wprowadzanych po raz pierwszy składników majątku do ewidencji środków trwałych zakupionych na fakturę VAT. Jak to zrobić opisane jest tutaj.
2. Zakup środka trwałego na dokument inny niż faktura VAT - dotyczy wprowadzanych po raz pierwszy składników majątku do ewidencji środków trwałych zakupionych na dokument inny niż faktura VAT, np umowa kupna-sprzedaży, rachunek. Jak to zrobić opisane jest tutaj.
3. Dodanie środka trwałego - formularz wypełniamy w dwóch przypadkach:

a) gdy jako nowy użytkownik serwisu Informat wprowadzamy środki trwałe, który w naszej firmie jest już amortyzowany - czyli gdy przepisujemy "Ewidencję środków trwałych" do systemu ifirma.pl. Jak to zrobić opisane jest tutaj.

b) gdy postanawiamy przekazać firmie środek będący do tej pory naszą (lub współmałżonka) własnością prywatną i chcemy wciągnąć go do "rejestru środków trwałych" lub gdy rozpoczynamy amortyzację środka trwałego wytworzonego w firmie lub ulepszonego (cechą charakterystyczną tej sytuacji jest brak faktury zakupu potwierdzającej wartość początkową). Jak to zrobić opisane jest tutaj.

Środek trwały sfinansowany z dotacji

Przepisy ustawy o podatku dochodowym nie pozwalają na zaliczenie w koszty prowadzenia działalności kwot odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych, których zakup był sfinansowany ze środków pochodzących z dotacji. Przy wprowadzaniu takiego śt należy zaznaczyć opcję "Zakup był finansowany z dotacji" i w polu "Wkład własny" podać kwotę środków własnych przeznaczonych na zakup. Jeżeli dotacja pokryła w całości koszty zakupu to wówczas wartość wkładu własnego wynosi 0 zł. Odpisy amortyzacyjny są zawsze wyliczane od podanej wartości początkowej, ale w koszty wliczana jest tylko ich część wyliczona od wkładu własnego.